Digitale Signatur im scdsoft Zeugnisgenerator
Im Rahmen des vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), welches am 01.01.2025 in Kraft trat, soll die digitale Signatur personalwirtschaftlicher Prozesse gefördert werden. Unter anderem sollen hiermit Arbeitszeugnisse – mit vorheriger Einwilligung der Zeugnisempfänger – in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) ausgestellt werden können (§ 109 Abs. 3 der Gewerbeordnung (GewO)).
DocuSign-Anbindung an den scdsoft Zeugnisgenerator
Wir haben eine Anbindung vom scdsoft Zeugnisgenerator an DocuSign realisiert. Den implementierten, digitalen Signaturprozess zeigen die nachstehenden Screenshots:
Welche Voraussetzungen gelten?
- Ein Zeugnis darf nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterschrieben werden. D.h., dass eine eingescannte Unterschrift oder eine einfache (EES) oder fortgeschrittene (FES) elektronische Signatur nicht ausreicht.
- Bei einer QES dagegen erfolgt zunächst eine Legitimierung über einen sogenannten Vertrauensdienst. Bei der Legitimierung muss sich die unterschreibende Person z. B. mit ihrem Personalausweis oder über ein Face-Ident-Verfahren legitimieren.
- DocuSign ermöglicht es, diesen Identitätsprüfungsprozess für eine qualifizierte elektronische Signatur in wenigen Minuten mit KI-gesteuerter digitaler Identitätsprüfung abzuschließen.
- § 109 Abs. 3 der Gewerbeordnung besagt, dass das Zeugnis nur „mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden“ kann.
- Das übliche Rückdatieren auf das Austrittsdatum ist mit dem Zeitstempel einer elektronischen Signatur nicht mehr möglich. Die Folge wäre, dass ein Zeugnis immer genau am Austrittsdatum unterschrieben werden muss. Fachleute nehmen an, dass sich eine Karenzzeit von 2 Wochen vor und 4 Wochen nach dem Austritt etablieren wird.
- Als Endkunde müssen Sie DocuSign lizenziert haben, sodass wir Ihre API ansteuern können.
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