Mit diesen Best-Practice-Vorlagen digitalisieren Sie Ihre HR-Prozesse im Handumdrehen
Ausgewählte HR-Prozesse als Best-Practice-Vorlagen in den Funktionsumfang der scdsoft Process Engine inkludiert.
Die digitale Transformation im Personalwesen ist heutzutage unerlässlich. Die Integration von Self-Services in den Arbeitsalltag spielt hierbei eine maßgebliche Rolle, da sie zu einer höheren Effizienz und mehr Komfort beitragen können. Mit der scdsoft Process Engine haben Sie nicht nur die Möglichkeit, verschiedene HR-Prozesse zu digitalisieren, sondern auch deren Geschwindigkeit erheblich zu steigern. Dies hat zur Folge, dass Sie sowohl Zeit als auch Kosten in erheblichem Maße einsparen können. Indem Sie die scdsoft Process Engine nutzen, können Sie Ihre HR-Abläufe optimieren und sich auf das Wesentliche konzentrieren, und das alles auf äußerst effiziente Weise.
Die Vorteile der scdsoft Process Engine auf einen Blick:
- Einfacher Zugriff über SAP Fiori Self-Services für Mitarbeitende, Führungskräfte, HR und Betriebsräte – am Desktop und mobil.
- Hohe Flexibilität bei der Anpassung von Prozessdefinitionen und Beteiligten für Ihre individuellen Unternehmensanforderungen.
- Benachrichtigungen und automatische Dokumentengenerierung halten alle Beteiligten auf dem Laufenden.
- Daten werden sicher innerhalb der SAP HCM Add-On-Lösung gespeichert und SAP HCM Infotypen werden automatisch aktualisiert.
Die scdsoft Process Engine ist als „Werkzeugkasten“ für die Gestaltung SAP HCM-integrierter HR-Prozesse zu verstehen. Die implementierten HR-Prozesse können flexibel auf Ihre kundeneigenen Anforderungen ausgestaltet werden. Mit der Add-On-Lösung haben wir schon eine große Bandbreite an diversen HR-Prozessen bei unseren Bestandskunden implementiert, vom jährlichen Mitarbeiterentwicklungsgespräch bis zum digitalen Arbeitsunfallbogen.
Effiziente HR-Workflows von A bis Z als Best-Practices – Die scdsoft Process Engine optimiert Ihre wichtigsten HR-Prozesse
In unseren Kundengesprächen und Projekten sind immer wieder ähnliche Anforderungen bzgl. organisatorischer HR-Prozesse hochgekommen. Daher haben wir eine erste Palette an HR-Prozessen als Best-Practice für Sie entwickelt. Dies sind HR-Prozesse, die sich nahezu auf jedes Unternehmen in ähnlicher Weise anwenden lassen:
- Antrag auf Arbeitszeitänderung
- Meldung einer Schwangerschaft
- Antrag auf Elternzeit
- Antrag auf Nebenbeschäftigung
- Angabe über Kinder im Kontext des Pflegegesetztes (PUEG)
- Einwilligung zur Restcentspende
Durch die Nutzung dieser vorgefertigten Prozesse (siehe unten) können Unternehmen effizient und reibungslos ihre Personalabläufe optimieren und so Zeit und Ressourcen sparen. Letzte Feinheiten müssen unternehmensspezifisch bei jeder Implementierung noch definiert werden, dennoch steht bereits ein Großteil der Implementierung durch unseren Prozess-Entwurf.
Antrag auf Arbeitszeitänderung
Dieser Best-Practice-Prozess ermöglicht es Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Anträge auf Änderungen ihrer wöchentlichen bzw. täglichen Arbeitszeit einzureichen. Mit der scdsoft Process Engine wird die Bearbeitung solcher Anträge schnell und reibungslos, um Sie bei der Sicherstellung der Effizienz innerhalb Ihres Unternehmens zu unterstützen sowie die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.
Best-Practice-Ansatz mit der scdsoft Process Engine:
- Mitarbeiter füllt das Antragsformular für die Arbeitszeitänderung unter Angabe des gewünschten Arbeitszeitplans aus und reicht diesen via ESS an die Führungskraft ein. Hierbei haben Sie die Wahl, Ihren Mitarbeitenden entweder die Option zu geben, ihren zukünftigen Arbeitszeitplan gänzlich selbst zu gestalten oder aus einer vordefinierten Auswahlliste mit möglichen Arbeitszeitplänen (die aus dem SAP HCM System ausgelesen werden) zu wählen.
- Die Führungskraft prüft den Antrag, überprüft die mögliche Umsetzbarkeit und genehmigt den Antrag.
- Nach Genehmigung durch die Führungskraft wird der Antrag durch die Personalabteilung geprüft und genehmigt.
- Anschließend wird der neue Arbeitszeitplan in das SAP HCM-System durch den HR-Sachbearbeiter eingetragen und die Änderung tritt in Kraft.
Meldung einer Schwangerschaft
Unsere SAP HCM Add-On-Lösung ermöglicht eine unkomplizierte, transparente und zeitsparende Meldung einer anstehenden Schwangerschaft. Mit automatischen Workflows und benutzerfreundlichen Funktionen sparen Sie Zeit und erfüllen gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben des Mutterschutzgesetzes.
Best-Practice-Ansatz mit der scdsoft Process Engine:
- Die Mitarbeiterin meldet eine Schwangerschaft via ESS inkl. Datum der Meldung sowie Entbindungsdatum. Optional kann ein Nachweis verlangt werden, welchen die Mitarbeiterin hochladen muss.
- Nach der Meldung wird automatisch ein Datensatzes im IT 0080 (Mutterschutz/Elternzeit) mit den eingegebenen Daten angelegt.
- Automatische E-Mail-Benachrichtigung an die Führungskraft mit den relevanten Informationen. Optional, insbesondere in Fällen von schwerer körperlicher Arbeit, besteht die Möglichkeit für die Führungskraft, zusätzlich einen Fragebogen zur Einhaltung des Mutterschutzgesetzes auszufüllen.
- Führungskraft genehmigt die Meldung und leitet diese an die Personalabteilung weiter.
- HR prüft und verarbeitet die Schwangerschaftsmeldung sowie ggfs. notwendige Maßnahmen.
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Antrag auf Elternzeit
Die Digitalisierung des Antrags auf Elternzeit kann bestmöglich durch unsere scdsoft Process Engine digitalisiert werden. Die Anwender profitieren von einer intuitiven und benutzerfreundlichen Oberfläche und können dabei alle erforderlichen Informationen korrekt einreichen, sodass eine reibungslose Beantragung sowie Bearbeitung sichergestellt werden.
Best-Practice-Ansatz mit der scdsoft Process Engine:
- Mitarbeiter stellt einen Antrag auf Elternzeit inkl. Angabe der Elternzeit-Zeiträume via ESS und sendet den Antrag an die Führungskraft ab. Bei Bedarf kann ein Nachweis (Geburtsurkunde oder Schwangerschaft) erforderlich gemacht werden.
- Wenn im IT 0021 (siehe Prozess „Anlage der Kinder“) bereits Datensätze zu (bereits geborenen) Kindern vorhanden sind, kann der Mitarbeiter aus einer Dropdown-Liste das entsprechende Kind auswählen, um den Antrag zu spezifizieren.
- Die Führungskraft erhält eine automatisierte E-Mail mit den Informationen, genehmigt den Antrag und leitet diesen an HR weiter.
- Anschließend wird der Antrag durch HR geprüft und verarbeitet.
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Antrag auf Nebenbeschäftigung
Die scdsoft Process Engine ermöglicht einen digitalen Prozess der Beantragung einer Nebenbeschäftigung oder eines Gewerbes durch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Best-Practice-Ansatz mit der scdsoft Process Engine:
- Mitarbeiter füllt das Antragsformular für die Nebenbeschäftigung/Gewerbe via ESS aus.
- Die Zustimmung wird sowohl von der Führungskraft als auch von der Personalabteilung via MSS eingeholt.
- Die Führungskraft genehmigt den Antrag.
- Bei Genehmigung erfolgt die Weiterleitung an die Personalabteilung, andernfalls wird dem Mitarbeiter eine Ablehnungs-E-Mail zugesandt.
- Erfolgt die Genehmigung durch HR, so erhält der Mitarbeiter ein Bestätigungsschreiben und die Nebenbeschäftigung wird im IT 0329 erfasst.
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Angabe über Kinder im Kontext des Pflegegesetztes (PUEG)
Im Zuge des neuen Pflegegesetzes, welches ab 01.07.2023 in Kraft tritt, wird die Anzahl der Kinder Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter relevant. Die Pflege der Anzahl der Kinder durch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möchten wir für Sie mit der scdsoft Process Engine erleichtern. Dies ist per se auch in der SAP-Standard App „Meine persönlichen Daten“ für Ihre Mitarbeitenden möglich, kann jedoch anschließend nicht durch HR geprüft werden.
Best-Practice-Ansatz mit der scdsoft Process Engine:
- Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können via ESS die relevanten Informationen zu ihren Kindern einpflegen und zudem einen Nachweis (Ablage in e-Akte möglich) hochladen.
- HR prüft die Dateneingabe.
- Nach Freigabe durch HR können die relevanten Informationen im SAP HCM Infotyp 0021 (Familie/Bezugspersonen) abgespeichert werden.
- Einträge im IT0021 werden entsprechend in der SAP HCM Payroll für den AN-Beitragssatz beachtet.
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Einwilligung zur Restcentspende
In einer Zeit, in der soziale Verantwortung und nachhaltiges Handeln immer stärker in den Fokus geraten, gewinnt die Restcentspende als innovative Möglichkeit der Unternehmenssozialverantwortung (auch Corporate Social Responsibility, kurz CSR) zunehmend an Bedeutung. Die scdsoft Process Engine bietet Ihren Mitarbeitenden eine simple und dennoch automatisierte Möglichkeit, die Einwilligung zur Teilnahme an der Restcentspende zu erteilen.
Best-Practice-Ansatz mit der scdsoft Process Engine:
- Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können bequem via ESS die Einwilligung zur Teilnahme an der Restcentspende erteilen.
- Die Zustimmung gilt mit Wirkung zur nächsten Gehaltsabrechnung.
- Anschließend wird im Infotyp 0014 ein Eintrag angelegt, welcher die Lohnart zur Restcentspende verarbeitet.
- Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
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HR-Prozesse mit der scdsoft Process Engine digitalisieren und automatisieren
Die scdsoft Process Engine ist somit die ideale Lösung für Unternehmen, die ihre HR-Abteilung in die digitale Zukunft führen möchten. Dank ihrer vielfältigen Möglichkeiten, Ihre HR-Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen, ermöglicht sie nicht nur erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen, sondern steigert auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – ein entscheidender Faktor für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.
Unsere Lösung bietet Ihnen eine breite Palette an vielfältigen Funktionen, die individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.
Kommen Sie bei Fragen und bei Interesse an einer Live-Demo gerne auf uns zu!