HR-Exzellenz durch Prozessautomatisierung mit der scdsoft Process Engine: Warum Integration der Schlüssel ist
Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist heute längst kein „Nice-to-have“ mehr, sondern das Fundament für eine zukunftsfähige Personalabteilung. Nur durch digitale Workflows lassen sich administrative Lasten senken, Durchlaufzeiten drastisch verkürzen und eine fehlerfreie Datenqualität sicherstellen, die manuell kaum zu erreichen wäre.
Was Sie in diesem Artikel erwartet
Single point of truth
Dabei liegt der entscheidende Hebel in der nahtlosen Integration in Ihr bestehendes SAP HCM System: Anstatt wertvolle Zeit mit instabilen Schnittstellen oder redundanter Datenpflege in Drittsystemen zu verlieren, agieren integrierte Prozesse direkt auf dem „Single Point of Truth“.
Genau hier setzt die scdsoft Process Engine an: Sie schließt die Lücke zwischen Standardisierung und individueller Freiheit. Dank einer Vielzahl an vordefinierten Best-Practice-Templates können Sie sofort starten und schnelle Erfolge erzielen. Gleichzeitig fungiert die Engine als hochflexibler „Werkzeugkasten“, mit dem Sie selbst komplexeste, unternehmensspezifische Prozesse passgenau abbilden können. So erhalten Sie eine Lösung, die mit Ihren Anforderungen wächst, ohne die Stabilität Ihres SAP HCM-Systems zu gefährden.
Zum Funktionsumfang innerhalb des „Werkzeugkastens“ scdsoft Process Engine gehören:
- Abbildung eines Fiori-basierten ESS/MSS-Workflows (auch zur Einbindung von Betriebsräten und weitere Gremien)
- Auslesen und Aktualisieren von Informationen in SAP HCM Infotypen
- Erstellung von formalen Dokumenten basierend auf den Frontend-Formularen
- Übersicht-App aller Prozesse für HR
- Reminder-Emails und Emails generell
- auditfähige Protokollierung der Daten
Durch die Installation auf dem SAP HCM-System im Namensraum /SCD/ gibt es zwei weitere große Vorteile:
- Keine Insellösung: Da die Process Engine direkt im SAP HCM-System betrieben wird, entfällt der Aufbau komplexer Schnittstellen zu externen (Cloud)-Lösungen.
- Datensicherheit: Die bestehenden SAP HCM-Berechtigungen und DSGVO-Einstellungen greifen sofort – ein riesiger Vorteil für die IT-Sicherheit und den Datenschutz.
Auf einen Blick: Die Vorteile der scdsoft Process Engine
| Vorteil | Beschreibung |
| Effizienz | Wegfall von Papierformularen und Medienbrüchen. |
| Datensicherheit | Direkte Nutzung der SAP-Berechtigungslogik und DSGVO-Konformität. |
| Flexibilität | Schnelle Anpassung durch intuitive Konfiguration statt teurer Eigenprogrammierung. |
| User Experience | Moderne Fiori-Oberflächen für Führungskräfte und Mitarbeitende (ESS/MSS). |
Ein gewaltiger Vorsprung: Der Vorlagen-Katalog der scdsoft Process Engine
Ein entscheidender Pluspunkt der scdsoft Process Engine ist, dass Sie nicht bei Null anfangen müssen. Die Lösung bringt bereits ein breites Portfolio an vorkonfigurierten Standardprozessen mit, die direkt in Ihr SAP HCM integriert sind. Diese Templates decken die wichtigsten Ereignisse im Employee- und Manager-Self-Service (ESS/MSS) ab und wurden kontinuierlich erweitert:
Bereits seit 2023 profitieren Kunden von bewährten ESS-Vorlagen für den klassischen HR-Alltag:
- Antrag auf Arbeitszeitänderung (ESS)
- Meldung Schwangerschaft (ESS)
- Antrag Elternzeit (ESS)
- Antrag auf Nebenbeschäftigung (ESS)
- Einwilligung zur Restcentspende (ESS)
Mit dem Release-Update im Herbst 2025 wurde das Spektrum signifikant um strategische MSS-Funktionen und spezialisierte ESS-Prozesse erweitert:
- Anstoß einer organisatorischen Maßnahme (MSS)
- Antrag zur Erteilung von Vollmachten (ESS)
- Meldung einer betrieblichen Funktion (ESS)
- Anstoß zur Zahlung einer Mitarbeiterprämie (MSS)
- Erfassung von Leihgaben (ESS/MSS)
Als „Werkzeugkasten“ für kundenspezifische HR-Prozesse
Zusätzlich zu den vordefinierten Templates, kann die scdsoft Process Engine als „Werkzeugkasten“ verwendet werden, um kundenspezifische HR-Prozesse zu implementieren. Hierbei handelt es sich häufig um sehr individuelle und komplexe HR-Prozesse, die nicht ohne Weiteres in eine Best-Practice Vorlage überführt werden können.
Erfolgreich implementierte Prozessbeispiele hierfür sind:
Organisatorische HR-Prozesse:
- Neu-Einstellungsprozess inkl. Erstellung des Arbeitsvertrags
- Antrag Sabbatical
- Antrag zur Erteilung einer neuen Planstelle (Stellenbesetzungsantrag)
- Antrag auf Bildungsurlaub, unbezahlten Urlaub, Sonderurlaub
- Antrag für betriebliche Ausstattung
- Verlängerung / Entfristung eines befristeten Arbeitsverhältnisses
Performance, Ziele & Payroll:
- Anstoß eines Mitarbeiter-Jahresgesprächs (inkl. Ziele/Boni)
- Austrittsgesprächs
- Einbringung ins Zeitwertkonto
- Jährliche Gehaltsrunde der AT-Mitarbeiter
Weiteres:
- Digitales Verbandbuch & Erfassung eines Arbeitsunfalls
- Antrag auf Arbeitsbefreiung (Freiw. Feuerwehr, THW, usw.)
Prozessbeschreibung der Best-Practices in der scdsoft Process Engine:
Durch die Nutzung dieser vorgefertigten Prozesse (siehe unten) können Unternehmen effizient und reibungslos ihre Personalabläufe optimieren und so Zeit und Ressourcen sparen. Letzte Feinheiten (Kundenfelder, Emailversand, Dokumentvorlagen) müssen unternehmensspezifisch bei jeder Implementierung noch definiert werden, dennoch steht bereits ein Großteil der Implementierung durch unsere Prozess-Vorlage.
Anstoß einer organisatorischen Maßnahme (MSS)
- Führungskraft füllt das Antragsformular für die organisatorische Maßnahme aus, unter Angabe des gewünschten Umfangs der org. Maßnahme (inkl./exkl. Umgruppierung, Gehaltsänderung, Arbeitszeitänderung) und reicht diesen via Manager-Self-Service an HR ein.
- Antrag wird durch die Personalabteilung geprüft und genehmigt.
- Änderungen werden stichtagsgetreu im SAP HCM-System gespeichert.
- Mitarbeitender wird per E-Mail/Schreiben informiert.
Antrag zur Erteilung von Vollmachten (ESS)
- Mitarbeitender stellt einen Antrag auf Vollmachten inkl. Begründung.
- Die Führungskraft genehmigt den Antrag und leitet diesen an HR weiter.
- Anschließend wird der Antrag durch HR geprüft und verarbeitet.
- Falls bejaht, wird im Infotyp 0030 (Vollmachten) ein Datensatz angelegt.
- Mitarbeitender wird per E-Mail/Schreiben informiert.
Meldung einer betrieblichen Funktion (ESS)
- Mitarbeitender erfasst betriebliche Funktion via ESS (inkl. Nachweis und Ablaufdatum).
- Anschließend wird der Antrag durch HR geprüft und verarbeitet.
- Falls bejaht, wird im Infotyp 0034 (betriebl. Funktion) ein Datensatz angelegt.
- Mitarbeitender wird per E-Mail informiert.
- Erinnerungsmail vor Fristablauf.
Anstoß zur Zahlung einer Mitarbeiterprämie (MSS)
- Führungskraft füllt das Antragsformular für zur Zahlung einer Mitarbeiterprämie / Sonderzahlung aus und reicht diesen via MSS an HR ein.
- Antrag wird durch die Personalabteilung geprüft und genehmigt.
- Änderungen werden stichtagsgetreu im SAP HCM-System (Infotyp 0015) gespeichert.
- Mitarbeitender wird per E-Mail/Schreiben informiert.
Erfassung von Leihgaben (ESS/MSS)
- Mitarbeitender/Führungskraft erfasst ausgehändigte Leihgaben via ESS bzw. MSS (inkl. Ausgabedatum).
- Falls bejaht, wird im Infotyp 0040 (Leihgaben) ein Datensatz angelegt.
- MA als auch FK haben eine Übersicht aller Leihgaben.
- Es besteht eine Möglichkeit zur Erfassung der Rückgabe.
HR-Prozesse mit der scdsoft Process Engine digitalisieren und automatisieren
Die scdsoft Process Engine ist somit die ideale Lösung für Unternehmen, die ihre HR-Abteilung in die digitale Zukunft führen möchten. Dank ihrer vielfältigen Möglichkeiten, Ihre HR-Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen, ermöglicht sie nicht nur erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen, sondern steigert auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – ein entscheidender Faktor für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.
Unsere Lösung bietet Ihnen eine breite Palette an vielfältigen Funktionen, die individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Das zeigt sich auch an den Erfahrungsberichten, die Bestandskunden der scdsoft Process Engine bereits im Rahmen von Vorträgen auf den scdsoft Infotagen vorgestellt haben.
Erfahrungsberichte von Bestandskunden
- E-Recruiting alleine reicht nicht: Wie Haufe die administrativen Prozesse einer Neueinstellung digitalisiert und automatisiert hat.
- Wie die Hamburger HOCHBAHN komplexe HR-Prozesse mit der scdsoft Process Engine digitalisiert. Von der Versetzung, zur Umgruppierung, zur Beförderung bis zur MA-Einwilligung zur Restcent-Spende… Der „digitale Stellenbesetzungsantrag“ digitalisiert mit Hilfe der scdsoft „Process Engine“ verschiedene HR-Prozesse SAP HCM-integriert und mobilfähig innerhalb von SAP Fiori.
- Mitarbeitergespräche bei der Hamburger HOCHBAHN: Digitalisierung des jährlichen DIALOG-Gesprächs zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften, wobei der digitale Prozess die Leitplanken liefert. Darüber hinaus wurden auch die jährlichen Zielgespräche mit Hilfe der scdsoft Process Engine digitalisiert.
- Digitales Verbandbuch bei dm-drogerie markt. Mit der „scdsoft Process Engine“ wird die Erfassung eines Arbeitsunfalls digital in SAP Fiori ermöglicht und automatisiert an den Arbeitsschutz in der Zentrale weitergeleitet und in SAP HCM verarbeitet.
- Wie die BayernLB die jährliche AT-Gehaltsrunde von einer Excel-Datei in die scdsoft Process Engine transferiert hat.
- Mittlerweile wurden bei der Haufe Group acht weitere HR-Prozesse digital und SAP HCM-integriert abgebildet: Umsetzung einer Arbeitszeitänderung, Einbringung in ein Arbeitszeitkonto, Versetzung/Organisatorische Maßnahmen uvm.
- Digitalisierung von HR-Prozessen bei der NRW.BANK: von vermeintlich „einfach“ (Antrag auf Sonderurlaub) bis „komplex“ (Einwilligung betriebliche Altersvorsorge).
Sie sind an unserer Lösung interessiert? Kommen Sie jederzeit auf uns zu!