Neue ESS-Anwendung für SAP Fiori: scdsoft Daily Timesheet

Markt & Trends, SAP Fiori im HCM, scdsoft Lösungen / 24.06.2024

Vor dem Hintergrund der beiden Gerichtsurteile und dem Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung haben wir eine neue Add-On-Lösung für SAP HCM entwickelt.

Das „scdsoft Daily Timesheet“ bietet als Employee-Self-Service für SAP Fiori Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Zeitereignisse in „einem Rutsch“ am Ende des Arbeitstages oder sogar am Ende der Arbeitswoche zu erfassen.

Im unserem Video erklären wir die wichtigsten Fragen und Antworten zur Lösung. Schauen Sie sich das Video hier an, um mehr zu erfahren:

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Hintergrund & Motivation:

Über die Gerichtsurteile des EuGH von 2019 und des Bundesarbeitsgerichts von 2022 wurde bereits viel diskutiert und auch deren Folgen haben wir bereits in unserem Blog-Artikel beleuchtet.

Am 18. April 2023 veröffentlichte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) einen Referentenentwurf, der signifikante Änderungen in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung vorsieht.

Hier sind die wichtigsten Punkte aus dem Entwurf:

  • Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Genau, elektronisch und für jeden Arbeitstag
  • Arbeitgeber müssen gemäß dem Entwurf den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer aufzeichnen.
  • Die Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung wird betont, wobei verschiedene Methoden wie Zeiterfassungsgeräte, Apps oder „herkömmliche Tabellenkalkulationsprogramme“ in Betracht gezogen werden.

Leitende Angestellte sind weiterhin von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ausgenommen, Mitarbeitende die bisher im Vertrauensarbeitszeitmodell gearbeitet haben, jedoch nicht. Vor allem für diese Mitarbeitergruppe haben wir unsere neue App auch konzipiert.

Funktionalitäten

Die Erfassung der täglichen Arbeitszeit (Beginn & Ende sowie Pausen) ist konsolidiert mit einem einzigen Vorgang möglich. Die Erfassung erfolgt pro Tag und kann auch am Ende eines Arbeitstages oder sogar am Ende der Arbeitswoche erfolgen (inkl. Kopierfunktion).

scdsoft daily timesheet ESS 2
Zeiterfassung während eines laufenden Arbeitstags.

Sobald der Beginn der Arbeitszeit für den heutigen Tag erfasst wurde, findet man eine Anzeige der heutigen, laufenden Arbeitszeit vor.

Die Zeiterfassung kann zunächst „nur“ zwischengespeichert werden. Nach sorgfältiger Prüfung der Einträge je Arbeitstag durch den Mitarbeitenden können die Zeiten in das SAP HCM-System verbucht werden. Durch diese Zwischenspeicherung und Verbuchung in einem separaten Schritt sollen die Zeitereignisse validiert werden, womit der keine zusätzliche Zeitbuchungskorrektur-App nötig sein sollte. Die erfassten Zeiten können entweder in den SAP HCM Infotyp 2011 Zeitereignisse oder in den IT 2002 Anwesenheiten verbucht werden.

scdsoft daily timesheet ESS 1
Übersicht über vergangene Arbeitstage mit Beginn und Ende, Pausen, Nettostunden und Status.

Im Einstiegsbild ist auch eine Information über Tage mit fehlender Zeiterfassung zu finden. Zudem ist direkt in der App ein Inplace-Aufruf des Zeitnachweises (Vormonat und laufender Monat) möglich.

Zielgruppe

Wie bereits erwähnt, wurde die App v.a. für Mitarbeitende, die bisher in Vertrauensarbeitszeit ohne Zeiterfassung gearbeitet haben, konzipiert. Auch wenn diese Mitarbeitenden zukünftig weiterhin in Vertrauensarbeitszeit arbeiten, ist eine Erfassung der Zeitereignisse notwendig. Dieser Notwendigkeit kommen Arbeitgeber über diese Fiori-App nach.

Für diese Mitarbeitergruppe sollte es zudem nicht vorgesehen sein, ihre Arbeitszeit über ein Zeiterfassungsterminal zu buchen. Denn es ist keine Einsicht aus der App in die bereits vorhandenen Terminalbuchungen (aus der TEVEN) möglich. Dieser Hybridbetrieb ist mit dem „Daily Timesheet“ nicht vorgesehen.

Des Weiteren sollten Mitarbeitende mit der App versorgt werden, die ihre Zeiten nicht zwingend sofort bzw. am selben Tag erfassen müssen. Für diese Mitarbeitenden reicht eine Erfassung der Arbeitszeit konsolidiert am Tagesende bzw. zum Abschluss der Woche aus.

Sofern alle Punkte erfüllt sind, ist das „scdsoft Daily Timesheet“ genau die richtige Wahl.

Technische Voraussetzungen & SAP HCM-Integration

Das „scdsoft Daily Timesheet“ ist eine SAP HCM Add-On-Lösung mit einem SAP Fiori Frontend. Es ist also keine Cloud-Lösung, sondern eine On-Premise-Lösung, welche per SAP-Transportdateien an Sie ausgeliefert wird und auf Ihrer SAP HCM-Landschaft installiert wird (im Namensraum /SCD/). Selbstverständlich kann die Lösung sowohl mit einem separaten und integrierten SAP Fiori-Gateway betrieben werden. Auch ein SAP Fiori-Gateway auf der BTP wäre denkbar.

Die App wird wie in das vorhandene SAP Fiori-Launchpad eingebunden und denjenigen Mitarbeitern, die es nutzen sollen, im Employee-Self-Service angeboten. Der Aufruf im Fiori Launchpad erfolgt demnach wie gehabt aus dem Intranet mit Single-Sign-On oder mit SAP-Benutzer und Passwort.

Sofern Ihre SAP-Infrastruktur dafür ausgerichtet ist, kann die App auch via Web Dispatcher aus dem Internet aufgerufen werden.

Abgrenzung

Für Unternehmen, die bereits eine Self-Service-basierte Zeiterfassung via SAP Zeitbuchungskorrentur („My Time Events“) und/oder scdsoft Clock in/out betreiben, muss sich nicht zwangsweise etwas ändern. Die Argumente für beide Apps bestehen weiterhin, sofern jedoch zukünftig Mitarbeitende ihre Arbeitszeit erfassen müssen, die bisher ausgenommen waren, kann eine Implementierung des „Daily Timesheets“ sinnvoller sein (siehe „Zielgruppe“ oben).

Argumente für scdsoft Clock in/out und SAP Zeitbuchungskorrektur:

  • Hybridbetrieb mit Terminals soll möglich sein
  • Korrektur von Terminalbuchungen soll via ESS möglich sein
  • Zeitereignisse sollen direkt nach Erfassung ins SAP HCM-System gebucht werden
  • Buchung zur SAP-Systemzeit (scdsoft Clock in/out)

Gegebenenfalls kann auch eine ganzheitliche Ablösung der bisherigen Zeiterfassungs-Apps/-Medien durch das „Daily Timesheet“ in Betracht gezogen werden.

Kommerzielle Informationen

Es fällt eine einmalige Lizenzgebühr an, die abhängig von Ihrer Unternehmensgröße ist. Zudem wird eine jährliche Wartungsgebühr fällig (für Support und S/4HANA-Kompatibilität). Die Implementierung erfolgt i.d.R. innerhalb weniger PT.

Kommen Sie bei Fragen und bei Interesse an einer Live-Demo gerne auf uns zu!

Autor: Sean Schröpfer