2.990 kg Holz, 52.091 Liter Wasser und 1.058 kg CO² – Digitalisierung bedeutet auch Ressourcen zu schonen
Eines ist klar: Die „Digitalisierung“ bzw. „Digitale Transformation“ ist seit einiger Zeit in aller Munde. Ist dies auch berechtigt oder sind es lediglich Mode-Begriffe und Marketing-Buzzwords?
Definitiv hat die digitale Transformation der Arbeitswelt ihre Berechtigung so prominent geworden zu sein und so viel diskutiert zu werden. Prozesse und Geschäftsmodelle werden in der Zukunft grundlegend beeinflusst und verändert.
Während dabei viele zuerst an Soziale Netzwerke, Apps und das „Internet of Things (IoT)“ denken, gerät die Digitalisierung der HR-Prozesse bisher leider noch zu oft in Vergessenheit. Zu Unrecht wie wir finden! Keineswegs bestreiten wir, dass digitale Tools und Prozesse in den vergangenen Jahren auch im Personalmanagement Einzug erhalten haben. Dennoch geht die digitale Transformation der HR-Welt weiter als e-Recruiting oder Talentmanagement-Software. Wenngleich es zweifelsfrei cool ist, seinen neuen Arbeitsplatz bereits vor dem ersten Arbeitstag mit einem virtuellen Rundgang sehen zu können!
„New Work“ durch Digitalisierung
Zukünftig wird man auch in der Personalabteilung neue Arbeitsmethoden und Tools wiederfinden. Agile und kollaborative Arbeitsweisen werden hier genauso genutzt werden wie in anderen Geschäftsbereichen. Software-Tools mit künstlicher Intelligenz (KI) werden zukünftig u.a. das Bewerbermanagement und das HR-Controlling unterstützen. Oftmals sind es jedoch die grundlegenden und routinemäßigen Prozesse im alltäglichen Arbeitsleben, die noch „offline“ stattfinden. Einige davon werden auch weiterhin persönlich und „offline“ durchgeführt werden – und das ist auch gut so (Feedback-Gespräche, Workshops). Bei anderen müssen die Unternehmen die Potentiale der Digitalisierung dieser Prozesse erkennen und diese ebenso in Angriff nehmen.
Aber welche Möglichkeiten gibt es?
Viele dieser Prozesse lassen sich bspw. durch einen Employee-Self-Service (ESS) abdecken. Hier werden diverse Prozesse in einem Portal angezeigt, in welchem Mitarbeiter und Führungskräfte administrative Aufgaben digital erledigen können – ohne die HR-Abteilung zu involvieren. Neben dem großen Portfolio, welches die SAP mit ihren Standard-Anwendungen abdeckt (Persönliche Daten bearbeiten, Arbeitszeiten erfassen, Weiterbildungen buchen, Reisen beantragen), werden einige funktionale Lücken durch SAP HCM Add-On-Lösungen geschlossen. Neben dem Aufruf über den Desktop-PC bietet SAP Fiori auch die Möglichkeit sämtliche Services über das Smartphone aufzurufen (lesen Sie hierzu unseren Blog-Eintrag).
Doch was bringt Unternehmen und ihren Mitarbeitern die Digitalisierung am Ende?
Vieles! Die Digitalisierung ermöglicht es, neue Arbeitsweisen zu nutzen und zu leben: Beispiele hierfür sind Home Office, Video-Konferenzen und kollaborative Software-Tools. Sie ermöglicht es aber auch, dass Routineaufgaben automatisiert werden, um sich auf die eigentlichen Kernkompetenzen zu fokussieren. Dieses Potential ist vor allem im Personalmanagement auszuschöpfen. Eine moderne Infrastruktur sagt natürlich auch einiges über die Unternehmenskultur aus. Das Employer Branding wird heutzutage auch maßgeblich davon beeinflusst wie digital ein Unternehmen bereits ist. Nutzen Unternehmen moderne Tools und Prozesse, erzeugt dies bei Bewerbern und Mitarbeitern ein innovatives und fortschrittliches Arbeitgeber-Image.
Ein wichtiges und nicht zu vernachlässigendes Argument: Ressourcenschonung
Die Ablösung von papiergebundenen Prozessen durch digitale Prozesse bietet jedem Unternehmen eine Menge Potential, die Umwelt zu schonen. Die Aufzählung von Möglichkeiten erscheint beinahe endlos: Von Aushängen am schwarzen Brett über Urlaubsanträge, Mitarbeiterbeurteilungen, Reisekostenabrechnungen bis hin zu jeglichen wiederkehrenden Bescheinigungen.
Ein Rechenbeispiel:
Es ist keine Seltenheit, dass ein einzelner Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber 40 DIN A4 Seiten pro Jahr ausgedruckt und zugestellt bekommt – allein durch diverse Mitarbeiterbescheinigungen. Bescheinigungen, die ihm (wahrscheinlich) genauso gut als digitale PDF-Dateien ausgereicht hätten. Man denke allein an die monatlichen Entgelt- und Zeitnachweise. Die Lohnsteuerbescheinigung, DEÜV-Meldung, Kontoauszug der betrieblichen Altersvorsorge, die Reisekostenabrechnung oder das Bonusschreiben kommen hier noch hinzu.
Ein Unternehmen mit 5.000 Mitarbeitern kommt folglich sehr schnell an ca. 200.000 DIN A4 Seiten pro Jahr. Neben den enormen Kosten für Papier, Druck, Falzen und Kuvertieren (ca. 40.000 €), entstehen auch enorme Belastungen für Natur und Klima. Um 200.000 DIN A4 Seiten handelsübliches Kopierpapier zu produzieren, werden 2.990 kg Holz und 52.091 l Wasser benötigt. Dabei wird Energie in Höhe von 10.700 kWh verbraucht sowie 1.058 kg CO² emittiert. (Quelle: IPR) Zum Vergleich: Der Wasserverbrauch pro Kopf in Deutschland beträgt pro Jahr nur 44.895 Liter. Der CO²-Ausstoß durch die Papierproduktion entspricht einer Fahrleistung von ca. 8.000 km mit einem Mittelklasse Benzin-PKW.
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